質問
やらなければいけない仕事を「タスク」として整理し、時間管理を行う重要性を認識できました。付箋やToDoリストを使用してのタスクの確認は、日々の中でどれくらいの頻度で行うのがオススメですか？見直しのタイミングについても教えてください。
回答
回答者：曷川 元、他 日本離床研究会 講師陣
タスクの確認は、タスクが完了した時、新しいタスクが発生した時、活動場所を変える時がオススメです。
今日行うタスクが一覧できるリストが手元にあるのであれば、タスクが完了する毎に目を通すことをオススメします。
自分の持ち時間と現在の進行度をチェックするぐらいで構いません。
さらっと目を通す、それで十分です。
自分の持ち時間と進行度がチェックできていれば、新しいタスクを受け入れる、断る、 誰かに依頼するなどの適切な判断をすることができます。
また自宅から職場・職場から訪問先など活動場面を変える時に、リストに目を通すことで忘れ物を防いだり、ついでにできるタスクを完了したりすることも可能です。
一方、見直しのタイミングですが、一日の終わりをお勧めします。
今日一日で完了することができたタスクを眺めてみてください。
あらかじめタスクにかかる時間を予測し、その時間どおりに終えたタスク・早まったタスク・遅れたタスク・ 手がつけられなかったタスクを考えます。
予想時間からはずれたタスクに関して、繰り返し行う必要があるものであれば、予想時間を修正し、重要度・ 緊急度に応じて「残業するのか」、「明日のタスクに組み込むのか」、「行わないのか」を判断し、スケジュールに加えます。
毎日、夕方もしくは夜に見直すことを繰り返すことで、タスク完了の精度、予想時間の精度が高まり、自分の“持ち時間”を把握することができます。
自分の“持ち時間”を把握し、それを増やすことで業務の効率化や自身の興味のある勉強、研究活動を行うことができるようになります。
１日レベルの見直しができてきたら、１週間、１ヶ月、半年、１年と期間を伸ばして見直しをしていきましょう。
長期の見通しや見直しは時間がかかったり、先が読めなかったりする点もありますが、まずは気楽に取り組んでみてください。